Personal assistant CEO en stafmedewerker organisatieondersteuning

Vanuit de Vlaamse CM-ziekenfondsen zal er vanaf 1.07.2019 een nieuwe organisatie (CVBA-VSO) opgericht worden die de sectoren Hulpmiddelen (thuiszorgwinkels), farma (apotheken), en audiologie (aurilis hoorcentra) zal omvatten. Voorlopig onder projectnaam Vocale. 

Vocale staat voor een geïntegreerde, kwalitatieve, verantwoorde en professionele dienstverlening voor onze klanten. We streven naar een optimaal advies en oplossingen op maat voor al onze klanten (B2C, B2B en B2B2C).  Een grote sociale betrokkenheid, innovatie en persoonlijke zorg, versterkt door de expertise die we opbouwen en uitbreiden, vormen de basis om een gezondheidscentrum te zijn waar iedereen welkom is!

Als bestuurlijke koepel die actief is binnen Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, denken we vanuit een geïntegreerd geheel en is onze voornaamste drijfveer dat onze klanten ‘beter worden’ en zo goed en lang als mogelijk autonoom wonen en leven.

Voor deze nieuw op te richten bestuurlijke koepel Vocale zoeken we  een Personal assistant CEO en stafmedewerker organisatieondersteuning (m/v/x) die dit wil mee-uitwerken en ondersteunen.

 

Je functie

Je biedt ondersteuning aan de gedelegeerd bestuurder en neemt een coördinerende rol op.

Je verantwoordelijkheden zijn :

  • Je bouwt inhoudelijke expertise op omtrent de organisatie van Vocale. Je ondersteunt de CEO bij zowel het voorbereiden als verwerken van dossiers en overlegmomenten en gaat proactief aan de slag.
  • Je coördineert business cases zodat deze tijdig worden opgenomen: je werkt je inhoudelijk in de materie in zodat je proactief de juiste personen kan aanspreken om de dossiers beslissingsrijp te maken. Je inventariseert de nodige acties, coördineert deze en volgt op.
  • Je coördineert en faciliteert een goed overleg met de verschillende directeurs en hun secretariaat zodat de nodige informatie tijdig bezorgd en besproken wordt met de juiste personen.
  • Je analyseert de noden op administratief vlak zoals documentmanagement, digitale archivering etc. Je streeft naar een efficiënte en transparante werking, doet voorstellen ter verbetering, werkt uniforme processen en tools (vb. templates, opvolgsjablonen…)uit, begeleidt de implementatie ervan en stuurt bij waar nodig.
  • Je bent verantwoordelijk voor het agenda -en mailbeheer van de CEO, plant en organiseert vergaderingen en seminaries van A tot Z, zorgt voor een gestructureerde en duidelijke verslaggeving en ondersteunt de CEO waar nodig.  

 

 

Je profiel

  • Je beschikt over een master-diploma en hebt een relevante ervaring in een functie als Office management of directiesecretariaat. Je hebt een goede kennis van MS Office en sharepoint.
  • Je deelt de CM-waarden.
  • Je bent een energieke en sociale persoon die een vlotte samenwerking met de gedelegeerd bestuurder en verschillende betrokken partijen kan uitbouwen.
  • Je bent communicatief sterk en bouwt snel een intern netwerk op. Naast samenwerken, kan je jouw taken autonoom uitvoeren.
  • Je bent analytisch sterk, kan je snel inwerken in nieuwe materie en beschikt over het nodige initiatief om hiermee aan de slag te gaan.
  • Je hebt snel inzicht in processen en flows en kan je vanuit dit inzicht nieuwe processen en structuren uitdenken.
  • Je kan taken goed coördineren, durft grenzen tijdig aan te geven en volgt alles sterk op. Niet enkel jouw voortgangscontrole is goed ontwikkeld, maar ook jouw proactief en initiatiefvol handelen.

 

Aanbod

Vocale drukt met haar dagelijkse werkzaamheden als gezondheidscoach en –partner  een stempel op ‘een zorgzame samenleving’.  In deze positie zorg je ervoor dat de administratieve organisatie gestroomlijnd loopt.  Je werkt initieel vanuit Schaarbeek.

 

We bieden een marktconform salaris volgens het niveau van de functie, aangevuld met extra-legale voordelen.

 

Interesse?

Bezorg je kandidatuur met uitgebreid curriculum vitae aan Jasmien Coenen, via mail sandravanleugenhaege@zorgenfarma.be.